Cách Sắp Xếp, Đóng Hồ Sơ Chứng Từ Sau BCTC Phục Vụ Thanh Tra Thuế | Đào Tạo Kế Toán Đà Nẵng

CÁCH SẮP XẾP, ĐÓNG HỒ SƠ CHỨNG TỪ SAU BCTC PHỤC VỤ THANH TRA THUẾ 

I.HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ.

1. Hóa đơn đầu vào.
Bước 1: In bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào để trên cùng (bảng kê hàng hóa mua vào có thể sắp xếp theo thứ tự của từng loại phiếu để dễ tìm và số thứ tự của từng loại phiếu liên tục không bị ngắt quãng) tùy theo chứng từ thực tế của DN và loại hình DN có thể phân theo phiếu nhập mua hàng, phiếu mua dịch vụ, phiếu chi, phiếu chứng từ nghiệp vụ khác.
Bước 2: Sắp xếp hóa đơn đầu vào theo trình tự của bảng kê mua vào, hóa đơn nào thì kẹp luôn các loại phiếu tương ứng đó và các chứng từ đi kèm nếu có VD: hóa đơn đầu vào là vật tư hàng hóa thì kèm theo phiếu nhập kho của kế toán in từ phần mềm ra, phiếu xuất kho của bên bán hoặc biên bản giao hàng của bên bán…
Bước 3: Sắp xếp chứng theo tháng hay theo quý tùy thuộc vào thực tế kê khai của DN.
Bước 4: Nếu hóa đơn chứng từ nhiều và dày quá thì có thể chia ra quyển 1 , quyển 2 ...
Bước 5: Đóng bìa cho chứng từ hàng hóa mua vào ghi chữ in to và đậm trên bìa để khi quyết toán tìm cho dễ 
Bước 6: Trên trang bìa sẽ ghi trình tự từ loại phiếu để dễ tìm: Các loại chứng từ gồm:
1. Bảng kê mua hàng hóa.
2. PN kho từ số phiếu NK01 đến NK..
3. Phiếu Chi từ số PC01 đến PC…
4. …
Phần này có thể ghi bằng chữ to và in đậm để dễ nhìn.

2. Hóa đơn đầu ra.
Bước 1: In bảng kê bán ra sắp sếp theo trình tự của số hóa đơn bán ra.
Bước 2: Sắp xếp hóađơn đầu ra theo trình tự của bảng kê kèm theo phiếu xuất kho đối với bán hàng hóa, TP hoặc biên bản giao nhận hàng, đối với dịch vụ kèm theo biên bản xác nhận công việc hoàn thành, đối với xây dựng là hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn, hoặc của cả công trình.
Nếu là bán hàng qua công nợ thì in phiếu kế toán kèm theo.
Nếu bán thu bằng tiền mặt thì in phiếu thu kèm theo.

Bước 3 đến bước 5: Làm giống như của hóa đơn mua vào.
Bước 6: Trên trang bìa sẽ ghi trình tự từ loại phiếu để dễ tìm: Các loại chứng từ gồm:
1. Bảng kê mua bán ra.
2. PX kho từ số phiếu XK01 đến XK.. (Chỉ dùng cho bán hàng hóa, TP).
3. Phiếu thu từ số PT01 đến PT…4. …Phần này có thể ghi bằng chữ to và in đậm để dễ nhìn.

3. Chứng từ ngân hàng.
Bước 1:Sắp sếp các loại phiếu UNC, Giấy BC theo trình tự của số phụ, hoặc sao kê ngân hàng.
Bước 2: Tùy vào lượng chứng từ mà sắp xếp theo tháng, theo quý, theo năm để phù hợp.
Bước 3: Chứng từ dày quá thì có thể lại chia theo quyển 1 . quyển 2 … để phù hợp.
Bước 4: Đóng bìa chứng từ Trên trang bìa sẽ ghi trình tự từ loại phiếu để dễ tìm: Các loại chứng từ gồm:
1. Sao kê hoặc sổ phụ ngân hàng.
2. BC từ số phiếu BC01 đến BC... 
3. BN từ số phiếu BN01 đến BN... 
Phần này có thể ghi bằng chữ to và in đậm để dễ nhìn.

4. Chứng từ nghiệp vụ cuối tháng.
1. Phiếu hạch toán lương và các khoản trích theo lương.
2. Phiếu hạch toán phân bổ CCDC và chi phi trả trước.
3. Phiếu hạch toán phân bổ CCDC.
4. Phiếu hạch toán kết chuyển. 
Bước 1: Sắp xếp trình tự theo từng loại phiếu trên hết tháng các bạn có thể dùng một tờ bìa ngăn ở giữa các tháng. Các loại phiếu này đóng tập riêng và thường ít nên các bạn có thể đóng gọn theo năm.
Bước 2: Chứng từ đi kèm bảng lương, bảng chấm công, bảng chấm làm thêm giờ … Bảng phân bổ CCDC, băng phân bổ tính khấu hao các bạn có thể kẹp kèm luôn với từng loại chứng từ hạch toán trên ( Nếu DN cóít chứng từ thì kẹp luôn vào phiếu cho gọn). Hoặc đóng lại thành quyển theo từng loại,mỗi quyển cho cả năm.

5. Hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 tr trở lênthanh toán CK giải trình cơ quan thuế.
Bước 1: Gộp bảng kê mua vào của năm thành 1 Sheet. 
Bước 2: Tận dụng bảng kê mua vào: Thêm vào cột tổng thanh toán = (Lấy cột DS mua chưa thuế + Cột thuế GTGT).
Bước 3: Tại cột Tổng thanh toán dùng Filtrer để lọc những hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20tr trở lên.
Bước 4: Tại cột tên người bán dùng Filtrer để sắp xếp tên người bán lại theo thưa thứ tự A->Z.
Bước 5: Thêm 2 cột (Cột ngày thanh toán và cột tiền thanh toán). 
Bước 6: Phô tô UNC ngân hàng của từng nhà cung cấp xếp thứ tự lần lượt theo bảng kê điền thêm ngày thanh toán và số tiền thanh toán vào 2 cột vừa tạo.
Bước 7: in bảng kê kèm chứng từ thanh toán đóng thanh quyển.

6. Hồ sơ khai thuế hóa đơn và chứng từ nộp tiền.
6.1 Báo cáo thuế tháng/quý, hóa đơn.
Bước 1:In bảng kê mua vào và bán ra.
In tờ khai của từng loại thuế GTGT, TNCN, in BCSD hóa đơn và giấy xác nhận tờ khai qua mạng của tổng cục thuế.
Bước 2: Sắp xếp lần lượt từng loại từ đầu năm cho đến hết năm, mỗi loại ngăn cách nhau bằng một bìa hoặc tờ ngăn trang. 
Bước 3: Hồ sơ đặt in hóađơn, thông báo phát hành củađơn của năm nào thì đặt xuống phần cuối cùng và cho tờ ngăn trang để dễ tìm.
Bước 4: Trang bìa ngoài ghi hồ sơ gồm:
1. Tờ khai thuế GTGT.
2. Tờ khai Thuế TNCN. 
3. BC sử dụng hóađơn.
4. Hồ sơ đặt in hóa đơn.
5. Thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 5: Đóng thành 1 quyển cho một năm.
6.2. Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Lập bảng tổng hợp chứng từ nộp tiền vào ngân sách theo từng loại thuế và kèm theo chứng từ giấy nộp tiến đóng thành quyển theo năm.

7. Hợp đồng lao động và khóan nhân công, Các loại quyết định quy chế lương thưởng.
7.1 Hợp đồng lao động gồm:
Bước 1: In danh sách nhân sự( Nên sắp xếp theo mã nhân viên thứ tự theo bảng lương).
Bước 2: In hợp đồng theo thứ tự danh sách nhân sự.
Bước 3: Quyết định tăng lương, QĐ điều chuyển vị trí công tác, CMTND phô tô, bản cam kết mẫu 02, ủy quyền quyết toán thuế TNCN ( các loại này nếu có) sẽ kẹp luôn đằng sau hợp đồng của người nào sẽ vào hợp đồng của người đó.
Bước 4: Đóng thành quyển nếu nhiều có thể chia quyển 1, quyển 2 ngoài bìa sẽ đánh số hợp đồng từ số đến số (Nên lấy số hợp đồng trùng theo mã số của nhân viên để dễ tìm kiếm).
7.2 Hợp đồng giao khoán nhân công ( Giao khoán cho một tổ đội và một cá nhân đại diện ký với công ty). 
+ Hợp đồng giao khoán.
+ Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành.
+ Bảng xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành.
+ Chứng minh ND của người làm đại diện.
+ Chứng từ thanh toán.
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
+ …
Mỗi hợp đồng giao khoán kẹp riêng theo từng hợp đồng sắp xếp theo từng tổ đội và theo năm rồi đóng thành quyển.
7.3 Các loại quy chế lương, thưởng… quyết định kèm theo sắp xếp lần lượt và đóng theo quyển ngòai bìa ghi rõ bao gồm từng loại đóng thành quyển.
7.4 Bảng lương, bảng chấm công… nếu không kẹp luôn vào phiếu hạch toán thì sắp xếp từ tháng 1 đến tháng 12 đã đầy đủ chữ ký và đóng thành quyển.

8. Hợp đồng đầu vào.
Bước 1: Lập bảng kê hợp đồng mua vào theo năm ( mục đích theo dõi được hợp đồng và thủ tục kèm theo hợp đồng nếu thiếu dễ phát hiện bổ sung). Gồm các cột để tham khảo sau:
STT, Tên hợp đồng, Số HĐ, ngày HĐ, ngày kết thúc HĐ, Giá trị HĐ, thời hạn thanh toán, PXK/Biên bản giao hàng, Thanh lý, riêng đối với đầu vào là DV hoặc thuê lắp đặt hoàn thiện … Biên bản nghiệm thu/Bảng xác nhận khối công việc hoàn thành, Hồ sơ thanh toán .. ( Hợp đồng của bạn có hồ sơ nào thì bạn cho vào mỗi loại một cột để tiện theo dõi).
Bước 2: Trên mỗi loại cột của từng loại hồ sơ Nếu bạn có hồ sơ gốc đánh dấu theo ký hiệu để cho bạn dễn nhận biết hoặc phô tô thì cũng điền vào hoặc thiếu thì cũng điền vào là thiếu để khi nhìn tổng hợp trên bảng theo dõi này thì bạn biết luôn mình đang thiếu gì để biết và bổ sung cho đầy đủ. Và mỗi năm có 1 bảng nên theo dõi từ đầu năm để cuối năm nhìn vào tổng thể là mình biết liền.
Bước 3: Sắp xếp hợp đồng trước tiên ưu tiên theo thứ tự ngày, tháng ( Nếu một nhà cung cấp có nhiều hợp đồng thì sắp xếp thứ tự hợp đồng theo ngày tháng của nhà cung cấp).
Bước 4: Nếu là công ty XD thì có thể chia hợp đồng quản lý theo từng công trình. 
Bước 5: Đặc biệt lưu ý nếu đến hạn thanh toán mà chưa thanh toán được cho nhà cung cấp thì làm phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian thanh toán.
Bước 6: Đóng lưu thành tập nếu dày thì chia ra tập 1 tập 2…

9. Hợp đồng đầu ra làm tương tự đầu vào.
Ghi chú: Riêng hợp đồng XD lập bảng tổng hợp các hợp đồng đã hoàn thành và các hợp đồng còn đang dở dang chi tiết cho từng công trình để thuận tiện trong quá trình giải trình khi quyết toán thuế.

II. Sổ sách kế toán và Báo cáo.
10. Số cái.
Bước 1: In bảng cân đối phát sinh tài khoản của năm.
Bươc 2: in lần lượt theo thứ tự bảng cân đối phát sinh tài khoản từ loại 1 đến loại 9.
Bước 3: Đóng thành quyển nếu dày có thể chia quyển 1, quyển 2 …
Bước 4: Nếu chia quyển ngoài bìa ghi từ TK … đến TK … để dễ tìm.

11. Số chi tiết và tổng hợp.
11.1 Sổ chi tiết quỹ tiền mặt : In từ tháng 1 đến tháng 12 đóng lại thành quyển nếu nhiều chia thành quyển 1, quyển 2 và ngoài bia ghi chú từ số … đến số …
11.2 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: In từ tháng 1 đến tháng 12 và chi tiết cho từsố tài khoản và cho từng ngân hàng.
11.3 In nhật ký thu tiền và chi tiền đóng thành quyển theo năm ( không bắt buộc tùy theo DN).
11.4 Sổ chi tiết công nợ.
11.4.1 Chi tiết công nợ phải thu ( TK 131, 141, 138…).
Bước 1: In bảng tổng hợp phải thu theo năm.
Bước 2: In lần lượt từng khách hàng theo bảng tổng hợp công nợ thu.
Bươc 3: Sắp xếp để bảng tổng hợp công nợ phải thu lên trên lần lượt các khách hàng xếp theo thứ tự ở dưới sau đó đóng thành quyển.
11.4.2 Chi tiết công nợ phải (TK 331, 338 …) làm tương tự như công nợ phải thu.
11.4.3 Chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho ( Từ TK 152 -> TK 157).
Bước 1: In bảng tổng hợp nhập xuất tồn của từng loại. 
Riêng công ty về DV và XD in bảng tổng hợp tính giá thành.
Bước 2: In lần lượt chi tiết vật tư hàng hóa, TP … theo bảng tổng hợp.
Riêng công ty về DV và XD in bảng chi tiết giá thành của từng DV, Công trình, SX thì in thẻ tính giá thành của từng loại TP.
Bước 3: Sắp xếp lần lượt bảng tổng hợp để trên và chi tiết kèm ở phía sau đóng thành quyển. 
11.4.4 Số chi tiết về các loại thuế. 
+ In thuế GTGT đầu vào (Chi tiết TK 1331, 1332).
+ In Chi tiết các loại thuế phải nộp cho nhà nước (TK 33311, 33312…)
+ Đóng quyển theo năm cho các loại thuế.
11.4.5 Tài sản cố định, khấu hao và chi phí trả trước.
Bước 1: In bảng tổng hợp theo dõi TSCĐ.
Bước 2: In thẻ TSCĐ cho từng loại tài sản.
Bước 3: Sắp xếp Bảng tổng hợp và kèm theo sau là thẻ chi tiết để đóng thành qyển.
• In bảng tổng hợp khấu hao năm, sau đó in khấu hao tháng và đóng lại thành quyển.
• In bảng tổng hợp chi phí trả trước năm ( Phân bổ CCDC và phân bổ chi phí) sau đó in theo từng tháng và đóng thành quyển.

12. In sổ nhập ký chung. 
Bước 1: In từ tháng 1 đến tháng 12 đóng thành quyển, nếu nhiều chia thành quyển 1 , quyển 2..
• Lưu ý : Khi hoàn thiện chứng từ in các loại phiếu trước, in đến sổ cái, in số chi tiết, cuối cùng in sổ nhật ký chung.

13. Bộ báo cáo tài chính năm.
+ Báo tài chính. 
- Báo cáo tình hình tài chính.
- Bảng cân đối tài khoản.
- Báo cáo HĐSX KD.
- BC lưu chuyển tiền tệ.
+ Quyết toán thuế TNDN.
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Báo cáo kết quả HĐSX KD.
- Chuyển lỗ từ HĐSX KD ( Nếu có).
- Thuế TNDN được ưu đãi (Nếu có).
- …
+ Quyết toán thuế TNCN ( Kèm theo các phụ lục).
In giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế.
Đóng thành quyển để lưu.

III. CÁCH ĐÓNG SỔ. 
14. Dụng cụ: Rất đơn giản chỉ cần dùng dập ghim, gỡ ghim, đục lỗ, nẹp đóng chứng từ, bìa màu, file càng cua ...
15. Cách đóng: Không nên đóng chết sổ hoặc chứng từ phòng trường hợp nếu trong quá trình in ấn phát hiện sai sót sửa để thay thế vào chứng từ hoặc số đã đóng thì gỡ ra cho dế, tránh không bị hỏng sổ, chứng từ và đỡ mất thời gian).

Chúc các bạn một tuần mới làm việc tràn đầy năng lượng và hiệu quả.
Nguồn : Kế toán Lụa Ngô 

Tất cả những kiến thức của bài chia sẻ này cũng như những kiến thức khác Trung Tâm Tư Vấn Và Đào Tạo Kế Toán VAF đều luôn cập nhật và cung cấp kịp thời cho quý anh chị tham khảo và bổ xung kiến thức mới. Kế toán thực hành là như vậy, khi chúng ta được đào tạo kế toán ở nhà trường thì đó mới chỉ là kiến thức nền tảng, thế nhưng để áp dụng được những kiến thức đó và những kiến thức kế toán mới vào công việc thực tế thì bắt buộc chúng ta phải thường xuyên nghiên cứu tài liệu và cập nhật thêm nhiều nguồn kiến thức mới.

Ngoài ra tại Trung Tâm Tư Vấn Và Đào Tạo Kế Toán VAF thường xuyên chiêu sinh các khóa đào tạo kế toán thực hành tại Đà Nẵng. Với những anh chị đang có nhu cầu học thêm hoặc bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé.

Mọi thắc mắc cần giải đáp anh chị vui lòng gọi trực tiếp cho chúng tôi hoặc nhắn tin trực tiếp với chúng tôi TẠI ĐÂY!

Thông tin liên hệ.

- Hotline: 0905 979 769 (Mr Linh)
- Fanpage: Fb.com/trungtamtuvanvadaotaoketoanvaf/

Cả nhà mình sau khi tham khảo xong nhớ chia sẻ rộng rãi cho các anh chị, em kế toán khác cùng biết nhé.

Xin cảm ơn!