Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ, sổ sách, hồ sơ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách, hồ sơ kế toán là kỹ năng riêng của từng người. Mỗi người tùy vào tính chủ quan mà có cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán khác nhau. Mỗi cách lưu trữ hồ sơ kế toán lại có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để có cách lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp của mình.

Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT

Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này.

Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
– Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
– Hóa đơn đầu vào kẹp với bảng kê hóa đơn mua vào,
– Liên 3 hóa đơn đầu ra hoặc bản photo hóa đơn điện tử bán ra kẹp với bảng kê bán ra.

Bộ 2: Các tờ khai thuế khác

Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai lệ phí môn bài, tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu có), báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm và các tờ khai khác.

Số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.

Bộ 3: Cách lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay.

+ Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý.

Thứ tự đóng quyển như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.

Có bạn lại thích sắp xếp báo nợ riêng, báo có riêng, hoặc kẹp báo nợ, UNC với hóa đơn đầu vào, Báo có với hóa đơn đầu ra (nếu các chứng từ này thanh toán cho từng hóa đơn cụ thể).

+ Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

Chú ý: Hiện nay, các báo cáo tài chính, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

Cách sắp xếp chứng từ, sổ sách, kế toán

Bộ 4: Cách lưu trữ chứng từ kế toán thu, chi tiền

Thông thường phiếu thu, chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo thứ tự đánh số (tùy thuộc vào lượng phiếu nhiều hay ít mà đóng quyển theo tháng hoặc quý hoặc năm)

Hoặc sắp xếp phiếu thu, chi cùng với các chứng từ cần thanh toán khác.

Bộ 5: Cách lưu trữ chứng từ kế toán nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng (quý hoặc năm) theo thứ tự số phiếu nhập, xuất kho. Cụ thể:

+ Phiếu nhập kho:

– Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

– Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.

+ Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

Trường hợp phiếu nhập, xuất ít có thể kẹp cùng bản gốc các chứng từ liên quan luôn mà không phải đóng quyển phiếu nhập, xuất.

Bộ 6: Hồ sơ, chứng từ tạm ứng

a. Tạm ứng:

– Dự toán chi đã được Kế toán trưởng và ban Giám đốc ký duyệt
– Đề xuất công tác của các phòng ban
– Giấy đề nghị tạm ứng
– Chứng từ chi tạm ứng…

b. Hoàn ứng:

– Bảng thanh toán tạm ứng
– Kèm theo chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, tiền phòng, vé xe, hóa đơn tiếp khách… Chứng từ thu tiền ứng thừa hoàn lại (nếu có). Chứng từ chi ứng thêm (nếu có), giấy đi đường…
=> Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

(Các chứng từ là tem vé có kích thước nhỏ bạn nên kẹp riêng thành 1 tệp hoặc dán nhiều tem vé vào những tờ A4 theo từng tháng để tránh thất lạc.)

Bộ 7: Hợp đồng mua vào, bán ra

Mỗi loại hợp đồng một kẹp một hồ sơ riêng. Trong kẹp hồ sơ thì tách riêng từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp thường có hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm khác.

Bộ 8: Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển (Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp…). Trước khi đóng các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa. Tùy thuộc và lượng trang nhiều hay ít mà có thể lựa chọn đóng sổ theo tháng/quý/năm (ví dụ: cuối năm in nhật ký chung và đóng thành 4 tệp, mỗi tệp là 1 quý).

Bộ 9: Hồ sơ tài sản cố định

Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.

Bộ 10: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

a. Hồ sơ

– Hồ sơ cá nhân của từng nhân viên (sơ yếu lý lịch, CMT, GKS, khám sức khỏe, bằng cấp…)
– Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
– Hợp đồng giao khoán nhân công (nếu có)
– Thông báo bảo hiểm và các mẫu biểu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
– Bảng đăng ký mã số thuế người phụ thuộc cho người lao động
– Đăng ký tình hình sử dụng lao động (1 năm 2 lần )
– Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng.

b. Chứng từ:

– Bảng chấm công
– Bảng thanh toán tiền lương
– Bảng tính và phân bổ bảo hiểm
– Chứng từ tạm ứng lương, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….
– Chứng từ thanh toán tiền lương (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi)
– Chứng từ nộp bảo hiểm
– Tất cả cần được ký  đồng nhất và đầy đủ

Bộ 11: Hồ sơ công trình xây dựng (khi bạn là nhà thầu)

Nên kẹp theo từng công trình xây dựng, mỗi công trình thường có những hồ sơ sau:

– Hợp đồng thi công công trình với chủ đầu tư, với thầu phụ (nếu có)
– Dự toán công trình
– Hồ sơ giao khoán nhân công (nếu có) như: Hợp đồng giao khoán, phụ lục công việc cần làm, ủy quyền của nhóm cá nhân, biên bản hoàn thành công việc, thanh lý hợp đồng giao khoán…)
– Bảng lương, bảng chấm công theo từng công trình, CMND, danh sách đăng ký MST TNCN…
– Mẫu cam kết thu nhập chưa đến mức khấu trừ 10% thuế (nếu có)
– Biên bản nghiệm thu công trình với chủ đầu tư
– Phụ lục xác định khối lượng hoàn thành bàn giao
– Hồ sơ thanh toán với các bên liên quan
– Bảng tính giá thành công trình
(Hóa đơn và các chứng từ khác thì đã kẹp theo hướng dẫn ở trên)

Bộ 12: Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

Kẹp riêng 1 bộ các giấy tờ quan trọng liên quan đến pháp lý doanh nghiệp như:

– Hồ sơ thành lập doanh nghiệp (Đơn đề nghị thành lập, điều lệ…)
– Giấy phép đăng ký doanh nghiệp
– Thông báo mẫu dấu
– Thông báo mở tài khoản ngân hàng
– Chứng nhận vốn góp của các thành viên
– Sổ theo dõi vốn góp…
– Quy chế hoạt động, quy chế tài chính…

Bộ 13: Các hồ sơ khác

Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập khẩu, xuất khẩu, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT, thông báo từ cơ quan thuế, công văn đi, công văn đến…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít. Những chứng từ này cũng có thể kẹp cùng với các chứng từ liên quan đến nó (ví dụ biên bản thu hồi hóa đơn thì kẹp với hóa đơn thay thế cho hóa đơn thu hồi).

Trên đây là 13 bộ hồ sơ thông dụng và cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn phần nào trong công việc kế toán của mình. Nếu có đóng góp thêm bạn vui lòng comment ở phía dưới bài viết này.

ST