QUY TRÌNH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP.

Nguồn : Phạm Minh Tuấn

I. Với hóa đơn đầu vào

- Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán)

- Email này được cấu hình chuyển tiếp về Email của Sếp (cũng mail riêng luôn), phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word

- Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó

- Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như

o Mã số thuế người bán

o Web tra cứu, mã tra cứu

Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần

- Upload lên thư mục Google Driver theo tháng /năm

- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver

II. Với hóa đơn đầu ra

1. Khi lập phiếu trước khi KÝ nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ….

2. Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót

3. Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính

4. Gửi luôn hóa đơn đó vào chính email của công ty (Email riêng)

5. Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó

Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần

Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc copy vào USB để lưu trữ.

Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử - Tuy nhiên việc bản thân doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.